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Pol铆tica de tratamiento de datos personales

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Compa帽铆a establece la Pol铆tica General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protecci贸n de Datos Personales en la organizaci贸n.

DIRECCI脫N F脥SICA: CR 14 NO. 100-19 OF 401 de la ciudad de Bogot谩, Colombia
TELEFONO: 601 5669312
CORREO ELECTR脫NICO: info@confival.com

Definiciones

Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la informaci贸n que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza p煤blica o privada.

Dato personal: Cualquier informaci贸n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n.

Autorizaci贸nConsentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidadEs el documento f铆sico, electr贸nico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposici贸n del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que por sucesi贸n o transmisi贸n adquiere los derechos de otra persona.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento

CONFIVAL CAPITALS.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901483346鈥 3 se constituye como una Compa帽铆a bajo las leyes Colombianas, dedicada al an谩lisis de riesgos, estructuraci贸n, compra y asesor铆a en la adquisici贸n de activos alternativos, derechos econ贸micos de contenido crediticios y operaciones de factoring, reconocidos en Sentencias, Conciliaciones y Laudos arbitrales que condenen a entidades p煤blicas del sector central, debidamente ejecutoriadas y en firme.

Objetivo

La presente Pol铆tica establece las directrices generales para la protecci贸n y el tratamiento de datos personales al interior de la Compa帽铆a, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relaci贸n al tratamiento de su informaci贸n; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

Alcance

Esta Pol铆tica de Tratamiento y Protecci贸n de Datos Personales ser谩 aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de CONFIVAL CAPITAL S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales.

Deberes de confival capital s.a.s. como responsable del tratamiento de datos personales

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada.
d) Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la informaci贸n que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la informaci贸n, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem谩s medidas necesarias para que la informaci贸n suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, seg煤n el caso, 煤nicamente datos cuyo tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaci贸n y no haya finalizado el tr谩mite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Pol铆ticas espec铆ficas para el tratamiento de datos personales

CONFIVAL CAPITAL S.A.S. recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Compa帽铆a como de reserva, y s贸lo ser谩 revelada con la expresa autorizaci贸n del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de CONFIVAL CAPITAL S.A.S. ser谩n:
a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contra铆das con los clientes.
b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades p煤blicas y regulatorias.
c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la informaci贸n podr谩 ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notar铆as, abogados, etc.
d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
e) Transmisi贸n de informaci贸n y datos personales en procesos de auditor铆as.
f) Gesti贸n administrativa para la ejecuci贸n de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
g) Creaci贸n del cliente en software de la Compa帽铆a o contratado a un tercero.
h) Garantizar la prestaci贸n de servicios inmobiliarios realizados con bienes propios o arrendados.
i) Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.
j) Compartir la informaci贸n con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la informaci贸n, los cuales estar谩n igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la informaci贸n y protecci贸n de datos personales a las que est谩 sujeto esta sociedad.
k) Dar tr谩mite a las peticiones, quejas o reclamos establecidos de manera directa por el cliente a trav茅s de los canales de atenci贸n.
l) Contactar al cliente a trav茅s de medios f铆sicos y electr贸nicos 鈥 correo electr贸nico, o chat para el env铆o de informaci贸n de inter茅s o relacionada con la relaci贸n contractual.
m) Mantener el contacto comercial con la Compa帽铆a, aun despu茅s de la finalizaci贸n de la relaci贸n contractual.
n) Consultar como buena pr谩ctica empresarial u obligaci贸n legal, antecedentes de los clientes en listas restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiaci贸n del terrorismo.
o) Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
p) Actividades relacionadas con el giro ordinario de los negocios de la compa帽铆a.

Autorizaci贸n del titular de datos personales

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, por regla general en el tratamiento de datos de car谩cter personal, CONFIVAL CAPITAL S.A.S., recolectar谩 la autorizaci贸n previa e informada del Titular, la cual podr谩 ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Transferencia y transmisi贸n internacional de datos personales

CONFIVAL CAPITAL S.A.S. actualmente no realiza Transmisi贸n o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, adem谩s de contar con la autorizaci贸n expresa e inequ铆voca por parte del Titular, se asegurar谩 que la acci贸n proporcione los niveles adecuados de protecci贸n de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
De otro lado, cuando CONFIVAL CAPITAL S.A.S. decida realizar Transmisi贸n Internacional de datos, podr谩 hacerlo sin autorizaci贸n de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la informaci贸n, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el art铆culo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Derechos de los titulares

Los Titulares de datos personales gozar谩n de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podr谩 ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se except煤e como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el art铆culo 10 de la ley;
c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las dem谩s normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorizaci贸n y/o solicitar la supresi贸n del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant铆as constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresi贸n proceder谩 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constituci贸n;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Deberes de confival capital s.a.s. como responsable del tratamiento de datos personales

CONFIVAL CAPITAL S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplir谩 los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada.
d) Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la informaci贸n que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la informaci贸n, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem谩s medidas necesarias para que la informaci贸n suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, seg煤n el caso, 煤nicamente datos cuyo tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaci贸n y no haya finalizado el tr谩mite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimiento para la atenci贸n de consultas, reclamos y peticiones, y mecanismos para ejercer los derechos de los titulares

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulaci贸n a favor de otro; podr谩 hacer ejercicio de sus derechos contact谩ndose con nosotros a trav茅s de comunicaci贸n escrita dirigida al 谩rea encargada de la protecci贸n de datos personales en la compa帽铆a, Asistente de gerencia. La comunicaci贸n podr谩 ser enviada al siguiente correo electr贸nico:dir.juridico@confival.com o a trav茅s de comunicaci贸n escrita radicada en la siguiente direcci贸n: CR 14 NO. 100-19 OF 401 de la ciudad de Bogot谩, Colombia

Consultas

Se podr谩 consultar la informaci贸n personal del Titular que repose en las bases de datos de CONFIVAL CAPITAL S.A.S. y la Compa帽铆a se encargar谩 de suministrar toda la informaci贸n contenida en el registro individual o que est茅 vinculada con la identificaci贸n del solicitante.

La consulta una vez recibida por la Compa帽铆a ser谩 atendida en un t茅rmino m谩ximo de diez (10) d铆as h谩biles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado, expresando los motivos de la demora y se帽alando la nueva fecha en que se atender谩 tal consulta, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los cinco (5) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.

Reclamos

Cuando se considere que la informaci贸n contenida en una base de datos de CONFIVAL CAPITAL S.A.S. debe ser objeto de correcci贸n, actualizaci贸n o supresi贸n, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podr谩n presentar reclamaci贸n ante CONFIVAL CAPITAL S.A.S. la cual ser谩 tramitada bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formular谩 mediante comunicaci贸n escrita dirigida a CONFIVAL CAPITAL S.A.S. con la identificaci贸n del Titular, la descripci贸n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcci贸n, y acompa帽ando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerir谩 al interesado dentro de los cinco (5) d铆as siguientes a la recepci贸n del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci贸n requerida, se entender谩 que ha desistido del reclamo.

En caso de que CONFIVAL CAPITAL S.A.S. reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la Compa帽铆a dar谩 traslado a quien efectivamente corresponda en un t茅rmino m谩ximo de dos (2) d铆as h谩biles e informar谩 al Titular.

2. Una vez recibido el reclamo completo, la Compa帽铆a incluir谩 en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en tr谩mite" y el motivo del mismo, en un t茅rmino no mayor a dos (2) d铆as h谩biles. La Compa帽铆a conservar谩 dicha leyenda en el dato objeto de discusi贸n hasta que el reclamo sea decidido.

3. El t茅rmino m谩ximo para atender el reclamo ser谩 de quince (15) d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t茅rmino, la Compa帽铆a informar谩 al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atender谩 su reclamo, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los ocho (8) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.

Contenido m铆nimo de la solicitud

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deber谩n contener unas especificaciones m铆nimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

a) Estar dirigida a CONFIVAL CAPITAL S.A.S.
b) Contener la identificaci贸n del Titular (Nombre y Documento de identificaci贸n).
c) Contener la descripci贸n de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
d) El objeto de la petici贸n.
e) Indicar la direcci贸n de notificaci贸n del Titular, f铆sica y/o electr贸nica (e-mail) o cualquier medio tecnol贸gico que se autorice para efectuar la notificaci贸n
f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deber谩 plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad m谩s que los requisitos exigidos en el punto anterior.

Vigencia

La presente Pol铆tica rige a partir de marzo de 2023.